E. Bedrijfsvoering

Personeel en organisatie richt zich op organisatieontwikkeling, personeelsbeleid, personeels- en salarisadministratie, rechtspositie en arbeidsomstandigheden.

Rechtspositie
Per 1 januari 2019 eindigde de cao voor het gemeentepersoneel. In de loop van 2019 is een nieuwe cao gesloten, die loopt van 1 januari 2019 tot 1 januari 2020. Op basis daarvan zijn de salarissen van het gemeentepersoneel in 2019 verhoogd met 3,25% per 1 oktober en is een éénmalige uitkering verstrekt. Ook is de ABP pensioenpremie per 1 januari 2019 gestegen.
Door de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) per 1 januari 2020 wordt het private arbeidsrecht van toepassing op gemeenteambtenaren. In 2019 hebben we dit voorbereid. Bijvoorbeeld de omzetting van de ambtelijke rechtspositie naar een privaatrechtelijke vorm en het opstellen van de arbeidsovereenkomsten.

Organisatieontwikkeling
Onze visie 'op weg naar 2020' en de daarbij behorende kernthema's zijn steeds leidraad voor de organisatieontwikkeling. We zijn in 2019 doorgegaan met het leiderschapstraject 2020 waarin we de focus leggen op leiderschapsontwikkeling als collectief en als individu en daarnaast op het doorleven van de visie/kernthema's 2020. 

De vacatures voor afdelingshoofd Middelen en teamleider Vergunningen & Handhaving hebben we in 2019 ingevuld. Daarnaast zijn nog zo’n 40 overige vacatures ingevuld.

Personeelsbeleid
Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is leidend in alle instrumenten van personeelsbeleid die wij ontwikkelden en nog ontwikkelen. Sinds 2017 bieden we ontwikkelkansen aan onze medewerkers die gekoppeld zijn aan onze visie en onze vijf kernthema's 2020. Daarmee creëren we een leer- en mobiliteitscultuur in onze organisatie waarbij we de medewerker stimuleren om zelf de regie in handen te nemen. Ook dit jaar hebben we weer de Zeeuwse Meester in je werk week (mede) georganiseerd, waarin ook workshops vanuit het A&O fonds zijn aangeboden.

Mensen met een arbeidsbeperking hebben vaak aanpassingen op hun werkplek of extra begeleiding nodig. Begin 2026 moeten er in Nederland in totaal 125.000 banen zijn bijgekomen voor mensen met een arbeidsbeperking, waarvan 25.000 in de overheidssector. Dit heet de banenafspraak. Het kabinet heeft deze afspraak gemaakt met organisaties voor werkgevers en werknemers (sociale partners). Bij ons waren er in 2019 8.62 FTE werkzaam die vallen onder de banenafspraak. Daarnaast zijn ongeveer 60 mensen die  tot deze afspraak behoren via Dethon aan het werk voor de Gemeente Terneuzen. De banenafspraak is ook voor onze organisatie de komende jaren een blijvend aandachtspunt.

Arbeidsomstandigheden
In 2019 hebben we voor de verschillende organisaties werkplekonderzoek en -instellingen uitgevoerd. Ook hebben we aanvullende risico-inventarisaties rondom gevaarlijke stoffen, biologische agentia  en fysieke belasting gerealiseerd. Er is extra aandacht besteed aan het opstellen van instructies en voorlichtingsmateriaal voor de buitendiensten. In het kader van de bedrijfshulpverlening zijn nieuwe (en herhalings-)trainingen georganiseerd, BHV-ploegen heringedeeld en er zijn oefeningen gehouden. Ook is extra aandacht besteed aan de uitvoering van het agressiebeleid (en de melding van incidenten) en hebben we de nodige voorlichting gegeven.

Integriteit
Op grond van de Ambtenarenwet dienen wij verantwoording af te leggen over het gevoerde integriteitsbeleid. Er is een aparte gedragscode voor ambtenaren en bestuurders. Dit heeft in 2019 geen bijzonderheden opgeleverd.

P&O-ondersteuning andere organisaties
De ondersteuning op het terrein van Personeel en Organisatie aan Sabewa Zeeland, RUD Zeeland en gemeente Sluis is ook in 2019 voortgezet.

Financiën houdt in financieel beleid, coördinatie en totstandkoming van de planning- en controldocumenten. Daarnaast betekent het ondersteuning van het management, de budgethouders (financieel consulentschap), de financiële administratie en de interne controle.

Planning- en control
Door middel van 'planning en control' maken we afspraken om verantwoording af te leggen over de doelen die we willen bereiken. Deze doelen hebben we op verschillende beleidsterreinen en op de bedrijfsvoering geformuleerd. We legden deze ook dit jaar weer vast in beleidsplannen, perspectievennota, programmabegroting en afdelingsplannen. Het coalitieakkoord 2018-2022 hebben wij verwerkt in de perspectievennota en programmabegroting.
Wij evalueerden het planning- en controlproces, waardoor we vanaf 2020 verbeteringen kunnen  doorvoeren.
Wij rapporteerden tussentijds in twee bestuursrapportages over de voortgang. Dit jaar vervroegden wij het jaarafsluitproces met één maand. Daarmee kunnen we de jaarstukken 2019 eerder aan u aanbieden.
In 2019 ontwikkelden wij een nieuw, vereenvoudigd grootboekschema, waar onze organisatie vanaf 2020 mee werkt. Het softwarepakket voor de digitalisering van de planning- en controldocumenten breidden we verder uit. Via een portal op onze website presenteren we de begroting en de jaarrekening.
Ook werkten wij aan het teamplan Financiën en we bereikten belangrijke doelen op het gebied van klant- en procesperspectief.

Rechtmatigheid

Naast doelmatigheid en doeltreffendheid zorgen we er ook voor dat we rechtmatig te werk gaan. We voeren interne controles uit om na te gaan of wij aan deze criteria voldoen.

Onderzoeken
In het onderzoeksprogramma 2019 (verordening artikel 213 Gemeentewet) stonden geen specifieke artikel 213a onderzoeken. Wel hebben wij volgens dat programma in 2019 verschillende acties uitgevoerd die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van onze organisatie. Wij richtten ons daarbij op het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening en op de efficiency van onze werkprocessen. Als voorbeeld noemen wij de professionalisering van de interne beheersing en van risico's in relatie tot het weerstandsvermogen.

In het onderzoeksprogramma 2018 hebben wij het onderzoek naar de kwaliteit van de informatie op o.a. de website opgenomen. Dit onderzoek loopt nog. Wij informeerden uw raad over de uitkomsten van het onderzoek in de raadscyclus van november 2019.
In de raadscyclus van april 2019 informeerden wij uw raad over de uitkomsten van het onderzoek naar de samenstelling en gebruik van de plannings- en controldocumenten. Wij hebben in 2019 in overleg met een vertegenwoordiging van de rekeningcommissie gewerkt aan de uitwerking van de aanbevelingen uit het onderzoek. Dit heeft geleid tot voorstellen in de raadscyclus van maart 2020 over de doorontwikkeling van de planning- en controlcyclus.

Interne beheersing (o.a. rechtmatigheid)
Naast doelmatigheid en doeltreffendheid zorgen we er ook voor dat we rechtmatig handelen. Wij hebben in 2019 verder gewerkt aan het verbeteren van de administratieve organisatie en interne beheersing (professionaliseringsslag). Uit de tussentijdse rapportage van de accountant blijkt dat we daarin goede stappen hebben gezet. In de reactie op deze 'boardletter' hebben wij uw raad geïnformeerd over onze inspanningen op het gebied van interne beheersing. Deze zijn gericht op het voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid.

Digitale dienstverlening

Via een stelsel van landelijke digitale overheidsvoorzieningen wisselen we informatie uit met andere overheden. We gebruiken hun informatie en services in onze dienstverlening en omgekeerd. Zo sloten we in 2019 met onze digitale dienstverlening aan op e-Herkenning, eIDAS en maakten we e-facturatie mogelijk.

Digitaal werken
We werken digitaal en zaakgericht. Alle inkomende post maken en verwerken we digitaal. Door digitaal te werken beschikken we over een goed gevuld digitaal archief. We publiceren de openbare informatie uit dit archief digitaal via onze website (raadsinformatie), via overheid.nl (verordeningen, beleidsregels, bekendmakingen) en ruimtelijkeplannen.nl (bestemmingsplannen). We willen onze digitale archieven ook voor de volgende generaties digitaal toegankelijk houden voor bijvoorbeeld historisch onderzoek. We werken samen met het Zeeuws Archief aan een aansluitplan op hun E-depot.

Informatie, applicaties en portals
Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor behoorlijk bestuur en een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Om de vervolgslag te kunnen maken, werken wij aan de juiste informatie op de juiste plaats en op het juiste moment. Zo kunnen we actief inspelen op wensen en vragen van inwoners en ondernemers. De basis op orde en toekomstbestendige processen in de informatiehuishouding zijn voorwaarden hiervoor. Aan deze processen zal ook de komende jaren extra aandacht besteed worden.
Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van een gemeentelijke organisatie; de gemeente als informatie verwerkend bedrijf. Het is een continu proces om betrokken onderdelen, zoals soft-en-hardware, op operationeel- , tactisch- en strategisch niveau op orde te hebben en te houden.
In 2018 hebben we een aantal belangrijke aanbestedingen ten behoeve van ons digitale informatielandschap afgerond. In 2019 wordt een aantal andere strategische software pakketten uit dit informatielandschap aanbesteed.

Informatiebeveiliging en Privacy

Informatiebeveiliging gaat over beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie en informatiesystemen. Informatiebeveiliging is niet alleen een aandachtspunt voor ICT. Verantwoordelijkheden zijn aanwezig in heel de organisatie, van bestuur tot de medewerkers.
Door de komst van de AVG zijn er nieuwe kansen ontstaan om Informatiebeveiliging hoog op de agenda van bestuurders en lijnmanagers te krijgen. Als rode draad komt “het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en aan te tonen dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG wordt uitgevoerd” terug bij het voldoen aan de AVG.

Met ingang van 2019 is er een nieuw informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Het is een Strategisch Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid 2019-2022.
Dit informatiebeveiligingsbeleid geldt voor alle processen van de gemeente en borgt daarmee de informatievoorziening gedurende de hele levenscyclus van informatiesystemen, ongeacht de toegepaste technologie en ongeacht het karakter van de informatie. Het beperkt zich niet alleen tot de ICT en heeft betrekking op het politieke bestuur, alle medewerkers, burgers, gasten, bezoekers en externe relaties.
Dit Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid is gebaseerd op de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheden), de BIO is per 1-1-2020 van kracht. De rollen, taken en verantwoordelijkheden zoals vastgesteld in het kader van de AVG zijn ook van toepassing op het Informatiebeveiligingsbeleid. Het beveiligingsbeleid Suwinet-Inkijk maakt onderdeel uit van dit strategisch beleid.

In 2019 is er een Projectgroep ingesteld die o.a. aan de hand van een Plan van Aanpak Implementatie AVG zorg draagt voor optimalisatie van het borgen van de wet- en regelgeving op het gebied van de AVG. De projectgroep heeft er samen met de organisatie voor gezorgd dat 140 procesbeschrijvingen van verwerkingen van Persoonsgegevens vastgelegd zijn in een daarvoor ingesteld Verwerkingsregister. Ook is er een register voor het vastleggen van Datalekken geïmplementeerd. Van de geregistreerde datalekken zijn er uiteindelijk in 2019 vier gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onder interne zaken vallen: de inrichting van onze kantoren (zoals de publiekshal, de raads- en burgerzaal, de vergaderkamers, het personeelsrestaurant en alle werkplekken), het beschikbaar hebben van een catering, het schoonhouden van de kantoren, de koffievoorziening, de printers, de repro, de postverzending, de bodedienst, het archief en het bestuurssecretariaat.
Om deze zaken uit te voeren sluiten we contracten met bedrijven om de voorzieningen te leveren. Bijvoorbeeld met Appèl voor de catering, met Dethon voor het schoonmaken, met Postnl voor de postverzending, met Konica Minolta voor de printers/scanners.
Het Zeeuws Archief beheert het 'oud' archief. Om informatie uit dit archief te raadplegen werken we samen met het Zeeuws Archief en het waterschap 'Scheldestromen'. In het kantoor van het waterschap in Terneuzen is een historisch informatiepunt ingericht.
De inrichting van verschillende ruimten in het stadhuis/stadskantoor hebben we vernieuwd, zoals het bedrijfsrestaurant en de keuken op de 2e verdieping van het stadhuis. Het personeelsrestaurant kan door deze vernieuwing nu veel beter als werkplek en overlegruimte worden gebruikt.

We streven naar een zo optimaal mogelijk verloop van onze communicatie. Dit op een manier die past bij de tijd van nu en bij de wensen en behoeften van onze inwoners, bedrijven en instellingen.
De nadruk in de communicatie in 2019 lag op: van vertellen naar in gesprek (interactie), (digitale) ontwikkelingen volgen en meebewegen, begrijpelijk en actief communiceren, en projecten en ambities in de schijnwerpers zetten.

In 2019 hebben we samen met de gemeenten Hulst en Sluis een nieuw Zeeuw-Vlaams inkoop- en aanbestedingsbeleid opgesteld. Hierbij is aansluiting gezocht bij het model van de VNG en een aantal 'best practice' situaties van andere gemeenten.
Jaarlijks stellen wij een inkoopplan op. Dat doen wij aan de hand van een inkoopanalyse en op basis van aankooptrajecten aangedragen door de budgethouders. In dit plan nemen wij aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar op.
In 2019 verleenden wij ook weer de inkoopondersteuning aan RUD Zeeland en de gemeente Sluis. Deze ondersteuning zetten wij voort in 2020.
In 2019 is Social Return On Investment (SROI) toegepast bij 10 projecten voor een bedrag van circa 43.000 euro. Enkele projecten waarbij SROI is toegepast zijn het asfaltbestek en de vernieuwing persleiding Knol - Hoek. Daarnaast wordt SROI doorlopend toegepast bij de contracten Wet maatschappelijke ondersteuning (huishoudelijke zorg en hulpmiddelen), schoonmaak via Dethon en catering. In 2019 is er Zeeuws breed een nieuw beleidskader SROI vastgesteld.
In 2019 werd circa 33% van het totale inkoopvolume lokaal (Zeeuws Vlaanderen) ingekocht. Dit percentage is lager dan andere jaren. Dit heeft te maken met een aantal aanbestedingen waar lokale partijen vanwege de specifieke kennis en know-how niet op konden inschrijven. Denk hierbij aan de aanbesteding van de strategische applicaties, 'relining van riolering' (=binnenzijde riolering voorzien van een kunststof buis) en het asfaltbestek. Samen ruim 2 miljoen euro (30% van de totale aanbestedingen in euro). Verder is er een aantal voertuigen geleverd door niet lokale bovenbouwleveranciers (waarbij de lokale leverancier wel ingeschakeld wordt voor het onderhoud).

Bij het opstellen van de bestekken wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de thema’s die spelen rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (voorheen aangeduid als duurzaam inkopen). Dit zijn onder andere de volgende thema’s:

• milieuvriendelijk;
• MKB-vriendelijk;
• circulair/biobased inkopen.

Onze inkoopresultaten in 2019:

 
Met het selectieresultaat geven wij aan wat de opbrengst is van een meervoudig offertetraject. Het selectieresultaat berekenen wij door het verschil te nemen tussen de gemiddelde (markt)prijs van de aanbiedingen en de prijs van de geselecteerde aanbieding. Dit selectieresultaat loopt terug omdat er de laatste jaren meer op beste prijs-kwaliteitsverhouding wordt gegund.
De besparingen ten opzichte van de ‘oude situatie’ hebben betrekking op contracten die 2019 afliepen en opnieuw moesten worden aanbesteed. In 2019 waren dit naast de applicaties voor het Sociaal Domein en Burgerzaken, onderhoudscontracten voor de gemeentelijke gebouwen en reiniging en inspectie van de rioleringen. Deze laatste twee zijn Zeeuws Vlaams aanbesteed.

Juridische zaken houdt in het geven van advies aan de organisatie over zaken, zoals wetten, verordeningen, beleid, overeenkomsten en andere aangelegenheden waar (grote) belangen mee zijn gemoeid.
Vanuit onze organisatie kwamen er verzoeken om adviezen bij projecten, zoals afsluiting Westkade, Sas van Gent, invoering Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de subsidierelatie met Vluchtelingenwerk.  
Tot onze reguliere taken behoren de behandeling van bezwaarschriften (in 2019: 71), klachten (in 2019: 72) en Koninklijke Onderscheidingen (in 2019: 16).
De gemeenteraad heeft een nieuwe verordening voor de commissie bezwaarschriften vastgesteld en wij hebben nieuwe leden benoemd in deze commissie.
Verder hebben we in 2019 een nieuw evenementenbeleid opgesteld. Tot slot zijn we overgegaan op een nieuw online systeem voor de registratie van verloren en gevonden voorwerpen.